Koordynatorem działań jest Aleksandra Latek-Mastalerz (Pałac i Folwak Łochów) oraz Grzegorz Orzełowski (Zamek Janów Podlaski).

Ponadto, każdy z hoteli, wytypował koordynatora, który będzie zbierał informację o pilnych potrzebach zakwaterowanych, takich jak: środki higieny, leki, żywność dla dzieci, pampersy czy ubrania. Wszystkich, którzy chcą włączyć się do pomocy, Arche zaprasza do śledzenia konta na Facebooku Fundacji Leny Grochowskiej, gdzie publikowane będą komunikaty o tym zbiórkach. Darczyńcy mogą się także zgłasza pod specjalnym numerem telefonu 535 579 491.

Jak mówi prezes Grupy Arche, Władysław Grochowski jeśli będzie taka potrzeba, przygotujemy także miejsca noclegowe w naszych salach konferencyjnych, zamówiliśmy w tym celu dodatkowe 1500 materacy.

Obecnie w Hotelach już zakwaterowano ponad 1000 osób, a kolejne miejsca są przygotowywane.